Похоже, что речь идет не о служебной записке, а о письменном объяснении, которое берется с работника до применения к нему дисциплинарного взыскания.
Отвечаю на Ваши вопросы.
1. На представление объяснения работнику дается 2 рабочих дня.
2. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее месяца со дня обнаружения проступка. Время нахождения в отпуске в этот месяц не включается.
Суммируя вышеизложенное, Вам после выхода из отпуска необходимо представить письменное объяснение. Цепляться за ньюансы исчисления сроков применительно к электронной почте я бы не советовал. Представьте в первый же рабочий день, тем более, что времени для обдумывания у Вас достаточно.
Подумайте над другим.
Сначала для себя самой ответьте на вопрос: "А есть ли Ваша вина?".
Если есть, то признайте её в своем письменном объяснении и сообщите, какие выводы Вами сделаны для недопущения подобного впредь. Это дает Вам следующее. а) Ваш руководитель, "остыв" за время Вашего отпуска, дисциплинарное взыскание не накладывает.
б) Вы получаете взыскание, но, в случае последующего его оспаривания, например в суде, создаете о себе хорошее впечатление и доказываете, что тяжесть наказания не соответствует тяжести проступка. Имея это ввиду, в своем объяснении ненавязчиво обозначьте, что никаких тяжелых последствий у Вашей организации от того, что на семинаре были использованы не согласованные материалы, не возникло. То есть, не согласованные материалы, например, не являются неверными и сотрудники после семинара не станут из-за этого делать ошибки.
Если же Вы настаиваете на том, что Вашей вины нет, то четко изложите свою позицию в объяснительной, ссылаясь на соответствующие документы. Например, на отсутствие нормативного документа, который предписывает согласовывать материалы семинара, на отсутствие доведенных до Вас критериев "актуальности" материалов. То есть подведите к тому, чтое нельзя Вас обвинять в ненадлежащем исполнении должностных обязанностей, так как Вы их исполнили, но так, как понимали сами, поскольку другой информацией не обладали.
[Ответ]